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【事例あり】オンライン商談とは？メリットやツールの選び方を徹底解説
新型コロナウイルスの影響で急速に広がった「オンライン商談」。単に感染を防げるだけでなく、効率的に営業を進められるなど幅広いメリットを感じている企業も少なくありません。しかし一方で「本当にオンラインで商談が成功するのか」と不安に思っている方もいるのではないでしょうか。
今回はオンライン商談のメリットや、成功させるためにどんな準備が必要なのか紹介します。
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オンライン商談とは？
オンライン商談とは、Web会議システムなどを活用して、非対面で商談を行う営業手法のこと。従来の対面型の営業とは違い、移動が必要ないほか、どこにいても仕事ができるため、働き方改革の側面からも注目を集めています。
その一方で、オンライン商談にはオンライン商談のノウハウが必要になるため、導入に苦戦している企業も少なくありません。対面型の営業ノウハウを、そのままオンライン商談に当てはめても通用しないのです。そのため、いち早くオンラインでノウハウを確立して成果を上げている企業と、いつまでも従来の営業ノウハウを使って成果があがらない企業の二極化が起きています。
オンライン商談が必要と感じる理由
なぜオンライン商談が必要なのか。感染拡大防止のほかに、業務効率の側面でも大きな理由があります。2019年にHubspot Japan株式会社が営業担当者の意識を把握するために行った「日本の営業に関する意識・実態調査」では、日本の営業担当者は「働く時間の25.5%はムダ」と感じていることが明らかになったのです。
中でも無駄と感じた業務の3位に「キーパーソンとの面会ができず再訪問（26.6%）」、4位に「日々の商談の移動時間（24%）」がランクインしています。多くの営業担当者が、従来の対面営業には無駄が多いと感じているのです。
営業の無駄を省き、営業担当社に気持ちよく働いてもらうためにも、オンライン商談を選ばない手はないと言えるでしょう。
オンライン商談のメリット
オンライン商談を取り入れることで、どのようなメリットを享受できるのか見ていきましょう。
移動時間や交通費の削減
最もわかりやすいメリットは移動がなくなること。対面営業では、仕事の大半の時間を移動に使っていたという方も少なくないでしょう。電車の中では簡単な仕事ができるとはいえ、決して効率的ではありません。その時間を他の商談や、商談の準備に使えるとしたら生産性が格段に上がるのは明らかです。
また、移動がなくなることで交通費もなくなります。営業担当者は一日に何度も電車やタクシーを利用しますが、その交通費は決して少なくありません。そのコストがなくなるだけでも大きなメリットと言えるでしょう。
業務の効率化
これまで移動に使っていた時間を使える以外にも、オンライン商談によって時間を有効活用できることは多いです。対面営業では先方のビルの前に10分前に着いていた方も多いと思いますが、オンライン商談ならこの時間も必要ありません。
電車の時間を調べる必要も、地図で経路を探す必要もないのです。また、オンライン商談では、対面営業よりも商談時間を短くするケースも多く、1日に行える商談の数を倍増することもできます。
ペーパーレス化の普及
対面営業で紙の資料を持って提案をしていた方も多いと思いますが、オンライン商談なら紙の資料を用意する必要もありません。それだけでも印刷費を削減できるほか、郵送費も削減することができます。
また、データにしておけば貴重な資料も紛失しにくく、紙の資料を間違って落として情報漏えいに繋がるリスクもありません。セキュリティの面でもメリットがあるといえるでしょう。
商談の幅の拡大
対面営業は物理的な制約が大きく、限られた商圏でしか営業できませんでした。遠方に商談に行けば、それだけ交通費もかさむほか、場合によっては宿泊費などもかかります。
オンライン商談であれば、そのような制約を気にする必要はありません。相手がどこにいても商談を行えるため、これまで以上に広範囲にアプローチが可能なため、売上向上を期待できます。
新入社員や部下の研修に活用できる
オンライン商談ツールには、録画機能がついているものも多く、先輩の商談の様子をそのまま部下や新入社員に見せることができます。これまで商談の様子を見せるには同席させるしかなく、それでは人数にも限りがありますし非効率でした。
加えて、せっかく同席した商談がうまくいかなければ、あまり参考にもなりません。オンライン商談なら、参考にしてほしい商談を選んで見せることができ、効率的に教育に使えるでしょう。
環境に左右されない
新型コロナウイルスの影響で、脚光を浴びることになったオンライン商談ですが、感染症以外の事業リスクに対しても有効な手段と言えます。例えば、天災でオフィスが使えなくなった状態でも、オンライン商談が可能であれば自宅などから営業活動を続けることができます。
どんな環境になっても事業を存続させるために、オンライン商談は有効なリスクヘッジになるのです。
オンライン商談を行う際のコツ
先述した通り、オンライン商談は従来の対面営業のノウハウはあまり通用しません。最もわかりやすい違いは商談の時間。対面営業では、一回の商談を1時間に設定していた方も多いと思いますが、オンラインでは30分がおすすめです。
なぜならオンラインでのコミュニケーションは、相手の話に集中していられる時間が限られるからです。そのため、短時間での商談を前提にした戦略が欠かせません。商談時間以外にも、対面営業との様々な違いがあるので、気になる方はこちらの記事をご覧ください。
オンライン商談ツールのおすすめ3選
今や多くのオンライン商談ツールが提供されていますが、その中でもおすすめのツールを紹介していきます。
ベルフェイス
ベルフェイスは営業に特化したWeb会議システム。インストールやログインは一切不要で、商談相手にURLを送るだけで商談を始めることができ、電話回線を使って話すので音声も安定しています。
商談の録画機能はもちろん、カンペ機能や同時編集のメモ機能、名刺情報の送信、セールスフォースとの連携など、営業活動をスムーズに進めるための機能が充実しています。
B-Room
ブラウザだけで商談ができる「B-Room」もおすすめ。日本の商談シーンに欲しい機能を詰め込んだ純国産ツールで、リリースから半年経過時点で500社以上の企業様の導入実績があります。
「最高レベルのセキュリティとIPアドレス制限機能」や「資料のページごとに設定できるトークスクリプト機能」、追加料金一切不要で使える「AIによる音声自動テキスト化&議事録機能」など、オンライン商談特化型ツールならではの機能が充実しています。
Zoom
Zoomは企業向けビデオ会議システム。1対1の商談から大人数での会議、セミナーまで幅広い用途で利用でき、参加者はアカウントを作成しなくてもクリック一つでビデオ会議に参加可能です。
無料版であっても画面共有機能や録画機能、チャット機能が備わっているため、社内会議だけでなくオンライン商談時にも活用している企業が多いです。
他のおすすめツールも知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
【比較表付き】オンライン商談ツール7社を徹底比較。各社の新型コロナウイルス支援策まとめ
オンライン商談ツールの選び方
オンライン商談ツールを選ぶ際に、どんなポイントをチェックすればいいか紹介します。
接続方式の確認
オンライン商談ツールの接続方式は大きく「URL接続」と「ナンバー接続」があります。URL接続とは、相手にURLを送ってクリックしてもらう方法で、予め伝えておいた専用の番号をサービスサイトで入力してもらうのがナンバー接続。
オンラインに慣れている方であればURL接続でも問題ありませんが、新規顧客やPCに不慣れな方であればナンバー接続がおすすめです。自社がターゲットにしている方のITリテラシーに合わせて、どちらが負担なく接続できるか考えてみましょう。
サポート機能の充実性の確認
オンライン商談ツールには、商談に便利な機能が数多く搭載されています。自分の画面だけにカンペを表示させる機能やポインターを使う機能など、うまく活用すれば商談を有利に進められる機能が満載です。
また、ツールによっては電子契約サービスや顧客管理システムなどの外部ツールと連携できるものもあります。自社にとってどんな機能があれば便利なのか、もしくは既存のITツールとの相性はいいかも確認しましょう。
音声や画質が自社に合っているか
オンライン商談をするにあたって、音声や画質は良好であるに越したことはありません。しかし、それだけ通信量料もかさむ上に端末に負荷がかかるのは無視できません。音声や画質にこだわるあまり、負荷に耐えられずにシステムがダウンしては台無しです。
大事なのは自社の顧客層や利用シーンに合わせて選ぶこと。ツールによっては利用するデバイスや端末に合わせて最適な通信方式で自動接続してくれる機能や、通信環境や接続人数にあわせて調整してくれるものもあるので検討してみましょう。
コストが高すぎないか
オンライン商談ツールの料金体系は大きく「ルーム」もしくは「ユーザー」に応じた定額課金に分けられます。どちらの方がコストを抑えられるかは、営業組織や営業形態によっても異なるため、予算内にコストがおさまるか確認しましょう。
また、中には「ルーム課金」か「ユーザー課金」か選べるツールもあります。個々のメンバーがツールを使いこなしたい場合はユーザー課金、そうでなければルーム課金など、メンバーの属性なども検討しましょう。
セキュリティは万全か
商談には高度な機密情報や顧客情報が含まれているため、厳重なセキュリティポリシーが求められています。そのため、基本的にはどのツールにも厳重なセキュリティ性能が備わっていますが、そのこだわりは会社によっても差があります。
例えばベルフェイスは、高い信頼性とセキュリティが求められる金融情報システムを構築する際の安全対策基準を定めた「FISC安全対策基準」にも対応しています。自分たちが検討しているツールが、安心できるだけの保証があるか必ずチェックしましょう。
商談以外での利用シーンがあるか
単純にオンライン商談をするだけなら、無料のWeb会議ツールでもできないわけではありません。そのため、商談だけに使うシステムを導入するには抵抗を感じる方いるのではないでしょうか。そのような方におすすめなのが、商談以外のシーンでも使える商談ツール。
例えば1,000人の参加に耐えられるようなウェビナー機能を搭載しているものや、面接や会議など、オンラインでのコミュニケーション全般に便利な機能があるツールも存在します。商談以外の業務も効率化できれば、納得して導入できるでしょう。
まとめ
オンライン商談には対面営業にはない様々なメリットがあります。もちろん、対面営業にしかないメリットもありますが、これからのビジネスにオンライン商談が欠かせないのは事実です。オンライン商談と対面営業を組み合わせている会社もあるので、どちらか一つにこだわるのではなく、うまく使い分ける戦略を練ってみるのもおすすめです。
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