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質の高いテレアポリストを作るには。情報収集の方法や注意点も紹介
テレアポをする際に、絶対に欠かせないのが「テレアポリスト」。電話帳やリスト業者から買ったリストをそのまま使っても、なかなかアポはとれません。成果を挙げたいなら自分で「質」の高いテレアポリストを作ることです。
今回は質の高いリストを作成するために、テルアポリストを作る目的から必要な項目、情報収集の方法まで紹介していきます。
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テレアポリストの質が重要な理由
なぜテレアポリストの質が重要なのでしょうか？リストなしにテレアポをする場合は、電話帳やリスト業者から仕入れたままのリストのことを指す「ザラ場」を使います。これらは一見リストに見えますが、その内容はテレアポの目的に即していないため、受注見込みの低い企業も多く含まれます。
この「ザラ場」を使ったリストに比べて、テレアポリストを使うとどのようなメリットがあるのでしょうか。
アポイント率を高められる
ザラ場の中には、まったく見込みのない企業も多く含まれており、いくら電話してもアポがとれません。アポを取るには営業のテクニックも必要ですが、それはニーズがあるのが前提の話。まったくニーズのないような会社にいくらトークをしても、時間の無駄です。
無駄な時間や費用を削減できる
ニーズのない会社に電話するのは無駄な時間であり、その分の人件費も無駄になります。もちろん、テレアポリストを作ったからと言ってニーズのある企業ばかりを集めるのは難しいですが、「10件に1件」アポがとれるリストと「100件に1件」のリストでは無駄の量が全然違いますよね。リスト作成の段階でニーズのない企業を省くことで、無駄な時間や人件費を減らせるのです。
過去の経緯がわかる
例えば電話帳で上から荷電していった場合、結果を残せないのでデータが蓄積されません。データ化されたテレアポリストにはメモを残せるので、「ニーズがない企業」や「今はニーズがないけど半年後は可能性がある企業」などを選別できます。経緯を残すことでリストをブラッシュアップしていけるのです。
チームでリストを共有できる
全員で同じ電話帳を使ってテレアポをした場合、チームで同じ企業に荷電してしまう可能性もあります。一度断った会社から5分後に電話があれば、クレームの原因になりかねません。リストを作って管理しておけば、そのようなリスクも避けられます。
質の高いテレアポリストとは
効率的にテレアポをするためには質の高いリストが必要不可欠。では、どのようなリストであれば質が高いと言えるのでしょうか。質の高いリストの条件を紹介します。
基本情報が網羅されている
テレアポに必要な基本情報は必ず抑えておきましょう。テレアポ自体は「社名+電話番号」があればできますが、それだけではテルアポの成功率は高められません。必要に応じて次のような情報もリストにまとめおくのがおすすめです。
業界・業種：業界や業種が分かれば、相手が困っていることを、ある程度予測できるので、先回りしたトークが可能です。荷電する度に調べてもいいですが、テレアポの効率を上げるなら予めリストに記載しておきましょう。できるなら業界や業種ごとにリストを分けておくのもおすすめです。
HPのURL：テレアポはHPを見ながらすると、トークの質も高まります。荷電する度に会社名で検索しても構いませんが、URLを記載しておけばワンクリックでHPを開けます。小さな差かもしれませんが、一日に何百件も荷電する場合は大きな差になるでしょう。
担当部署・担当社氏名：可能であれば担当部署や担当者の氏名も記載しておきます。例えば代表や役員の名前はHPを見れば記載している可能性が高いですし、採用担当者なども検索すると名前が出てくることもあります。「採用担当者をお願いします」よりも「〇〇さんをお願いします」と伝えた方が担当者に繋がる確率が高くなるのは言うまでもありません。部署や氏名は必ず分かるわけではありませんが、調べておけばアポの成功率を高められるでしょう。
荷電情報の記録：テレアポリストは使い切りではなく、記録を残してブラッシュアップしていくものです。記録を残すことで提案の質を上げられます。例えば断れれた理由を記載しておけば、次のアクションの参考にもなるのです。
例えば「今年度の業者は決定済み。来年度については1月頃に検討予定」とメモしておけば、1月に再び荷電すればいいのです。このように記録を残しておけば、無駄な荷電を削減でき効率よく相手にアプローチできます。
テレアポリスト作りにおける情報収集
テレアポリストは10件や20件ではすぐに使い切ってしまうので、数百件から数千件のリストが必要です。それだけの数の情報を集めるのは容易ではありません。どのように情報収集していくのか、その方法を紹介していきます。
インターネットで検索する
今の時代、情報を集めるならインターネットを使うのが最も効率的です。多くの企業が自社のHPを持っているため、ターゲットに関連するワードで検索すれば多くの企業を見つけられるはずです。しかし、ここで重要になるのが検索方法。どのように検索すれば、自社サービスのターゲットに当てはまる企業が見つかるのか模索しなければなりません。
例えば「業界+地域」は最も分かりやすい検索方法です。しかし、それだけでは自社サービスのニーズがあるかはわかりません。ニーズがある企業ならどんな風な打ち出し方をしているか想像して検索しましょう。
例えば採用サービスを提供しているなら、採用ニーズのある企業を探します。それなら「業界+求人」や「地域+採用」といった検索の仕方をすれば関連情報が見つかるかもしれません。様々な検索ワードを試しながら、自社商材にニーズがありそうな企業を探していきましょう。
ポータルサイトを使う
ポータルサイトを使えば効率的に企業を探せることもあります。例えば求人ニーズのある企業を探すなら、求人サイトを探せば良いですし、業界に絞って探すなら業界特化型のポータルサイトも活用できます。様々な切り口のポータルサイトがあるので、直接ターゲットを探すだけでなく、ポータルサイトから探し始めても良いかもしれません。
リスト会社からリストを購入する
リストは購入することもできます。リストを自ら集める人的労力や時間がカットできるメリットはありますが、なかには倒産した企業もリストに含まれていたり、同じ会社の本店と支店が別の会社として登録されているなど、質が低い場合もあります。大量のリストを用意できるのは大きなメリットですが、荷電してみたらほとんどアポがとれないことも。実際に荷電する前に目を透して無駄なリストは省いておきましょう。
リスト会社によってリストの業界や質も大きく異なるので、いくつか依頼してみて信頼できる業者を探してみるのもおすすめです。
営業代行会社を活用する
営業代行会社は既に自社で営業リスト会社と契約している場合が多く、営業代行会社に丸ごと依頼してしまうのも一手です。リスト作りからテレアポ、その後の商談まで任せられるケースも。リスト作りの手間やコストを下げられるだけでなく、テレアポのコツやトークスクリプトも共有してもらえるため、プロの営業ノウハウを自社の資産として生かすことができます。
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名刺を集める
名刺交換会などに出席し、集めた名刺を使ってリストを作るやり方もあります。既に名刺交換をしているので、個人宛てに連絡できるのは大きなメリット。名刺交換の際にニーズを確認しておけば、大きく成約に近づけるでしょう。
ただし、名刺交換会やイベントの質はピンきりです。役員クラスが集まるイベントもあれば、若手人材ばかりが集まるイベントも。誰と名刺交換するかでリストの質は大きく変わります。もし名刺交換でリストを作るなら、どのイベントに参加するかよく吟味しましょう。
また、自社でイベントを開催すれば、参加者たちの名刺を全て集められます。ターゲットになりうる企業を集めるイベントなら、効率的に成約に繋げられるでしょう。
テレアポリスト作りにおける注意点
テレアポリストを作るにあたっての注意点を見ていきましょう。
テレアポをしながらリストを作らない
テレアポの時にリストが不足していると、リスト作りをしながらテレアポしたくなりますが、結果的に非効率になることがほとんどです。リストを作りながらではテレアポに集中できませんし、集中力が切れトークもぶれます。それではどんないいリストが作れてもアポはとれません。もしもリストがない場合でも、リストを作る時間とテレアポの時間は分けた方が懸命です。
リスト作りに時間をかけすぎない
リスト作りに時間をかけていては、他の業務に時間を割けませんし、最悪の場合テレアポの時間を削ることになります。テレアポのためにリストを作っているのに、リスト作りのためにテレアポできないのでは本末転倒です。できる限りテレアポは最小限の時間で、理想は1リスト15～30秒で作れるようにしましょう。
業種ごとにまとめておく
業種が変われば必要なトークも変わります。もしもリストの中で業種がランダムになっていると、毎回トークを変えなければならず頭の切り替えが大変です。業種を確認する時間と頭を切り替える時間をなくすためにも、リストは業種ごとにまとめておきましょう。同じ業種が連続していればトークの精度も上げられるでしょう。
絶対にアウトになるリストを除いておく
絶対にアポをとれないリストがあるだけで、テレアポの効率は下がります。荷電するだけ時間の無駄ですし、クレームの種にもなりかねません。次のような、明らかにアポに繋がらないリストは事前に確認して取り除いておきましょう。
・社名に〇〇支店や〇〇事業所と書かれている：決済権がない場合が多いので、本社を優先するのが懸命です。
・既に荷電済みで、決裁者に断られている：一度断られている会社に再度テレアポをすると、クレームの種になりかねません。ただし、断られた理由が時期的なものである場合、時間を空けてチャンスがあるケースもあります。断られる場合は理由も確認しておきましょう。
リストを作る時間がないなら、営業代行を使ってみる
商談などが忙しくて、十分にリストを作っている時間がないのであれば、営業代行を使ってみるのも賢い選択です。代行会社にテレアポをお願いすれば、リスト作りもお任せできるので、自分たちは商談に集中できるでしょう。
営業代行を探すなら、プラットフォームを活用するのがおすすめ。国内最大級の営業特化型プラットフォーム「カクトク」では、営業代行会社が600社、フリーランス営業職が1万人以上が登録しており、営業部長層やマネジメント層も多数活動しています。
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