商談の場を設けるために欠かせない「アポイント」。アポイントを獲得するために、1日に何百件と電話をかけたことのある方も少なくないでしょう。今回はアポイントを取る際のコツを電話とメール、それぞれの方法でご紹介していきます。
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アポイントの意味とは？
アポイントとは「アポイントメント」の略で、面会や会合の約束を意味します。ビジネスでは、取引先や新たな商談相手と話す約束を取り付けることを指し、「アポ」と略されることもあります。
アポイントなしで訪問することを「飛び込み営業」と言いますが、忙しい中突然訪問すれば、相手に迷惑をかけることになり印象も良くならない事があります。ビジネスマナーとしても、商談相手にアポイントを取ることは非常に重要な意味を持つのです。
「アポイント」の言葉の使い方
一般的には「面会の約束を取り付ける」という意味で使われるアポイントですが、会社によっては使い方も様々です。たとえば「資料請求の約束」や「見積もりの対応」など会うことが目的ではないケースもアポイントと表現することがあるため、目的もしっかり伝えるといいでしょう。
「○月○日のアポイントを取ったので訪問する」
「見積もり提示のアポイントが取れた」
このように目的を付け加えて伝えることで、社内コミュニケーションをスムーズに進められるようになります。もちろん、社内で「アポイント＝訪問する」と共通認識が取れているようであれば、目的を付け加えなくとも問題はありません。
ビジネスでアポイントを取る必要性
アポイントが全く取れない日が続くと「飛び込み営業の方が効率がいいんじゃないだろうか」と考えたことがある方もいると思います。たしかに、飛び込み営業なら見込み顧客と対面できる可能性は高まりますが、同時に大きなデメリットがあります。
それは、相手を商談のテーブルにつかせなければいけないこと。突然訪問したからといって、相手がゆっくり話を聞いてくれるとは限りません。飛び込み営業では、まず話を聞いてもらえる状況を作り出さなければ商談にも移れないのです。
一方でアポイントを取っていれば、訪問する目的を先方も理解しているため、少なくとも話を聞く姿勢ができています。会うことが目的なら飛び込み営業の方が効率がいいかもしれませんが、商談をして成約することを考えると、アポイントを取った方が遥かに効率がいいのです。
アポイントを取る方法【例文付き】
アポイントを取る方法は大きく、電話とメールがあります。それぞれについて例文付きでご紹介しますので、参考にしてみてください。
電話でアポイントを取る方法
業種や会社によっても、テレアポの方法は様々ですが、一般的に下記のような流れでアポイントを獲得することが多いです。
挨拶・名乗り
最初は丁寧に挨拶をしましょう。しかし、挨拶が丁寧だと営業電話であると思われ、役職の高い方には通してくれないことが多いため、場合によっては丁寧にしすぎないこともあります。たとえば代表アポを取る時などは「代表の〇〇さんはいますか」と少しフランクに聞くことで、電話が繋がる確率が高くなります。
電話の目的を伝える
担当者に代わってもらったら、自己紹介をして電話の目的を伝えます。ただし、単に「アポイントをください」と言って、時間を調整してくれるわけではありません。相手に会うメリットを伝え、面会する同意を得てから時間を調整しましょう。「直接会って話を聞きながら、ニーズに合った提案をしたいのですが」など、なぜ会った方がいいのか伝えるのが得策です。
日程を調整する
会う意思を確認できたら、日程の調整に移ります。相手が日程を調整しやすいように、最初にどれくらいの時間がかかるのか具体的に調整しましょう。いきなりピンポイントの日程を提示するよりも「来週の前半はいかがでしょうか」「○日の○曜日はいかがですか」「午前と午後はどちらがご都合がいいでしょうか」など、徐々に絞っていくとスムーズに調整できます。
最後はお礼を伝え、訪問日時やどんな話をするのか確認して電話を切りましょう。
メールでアポイントを取る方法
なかなか担当者が社内におらず、電話が繋がらない場合はメールでアポイントを取る場合もあります。たとえば何度か電話しても「担当者は不在です」と言われたら「メールでご用件を伝えてもよろしいでしょうか」と聞いてアドレスを聞き出してみましょう。
メールでアポイントを取る上で最も重要なのは件名です。日々大量のメールを受けている方は、件名を見てメールを開くか開かないか判断しているため、自分に不要なメールだと思われると読んでももらえません。
そのため、「〇〇のご紹介」という件名では、DMと思われて開いてもらえない確率が高いです。「○○のご紹介についての面談のお願い（〇〇株式会社 〇〇）」といった風に、簡潔な内容と企業名、個人名を入れるとメールを開いてもらえる可能性も上がるでしょう。
メールの内容はできるだけ手短にサービスの魅力を伝え、直接訪問したい日程を伝えましょう。アポイントの候補日は必ず営業側から提案します。「下記の日時の中から、ご都合のよいものをお知らせください」と伝えることで、相手も日程を選びやすく、返信がくる可能性も高まります。
より詳しくメールでのアポイント獲得方法を知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。
営業メールの書き方、読まれてアポにつながるメールはここが違う
電話でアポイントを取る際のポイントとコツ
電話でアポイントを取る際のポイントとコツもご紹介します
声の使い方を意識する
電話では相手の姿が見えないため、声の情報だけで「信頼できそうな相手」かどうかを判断します。そのため、電話で営業する時は、対面する時以上に声の大きさやトーン、スピードを意識しましょう。
声のトーンが暗かったり機械的だと、相手も不快に感じ印象が悪くなります。最初は明るいトーンで話していても、何十分も続けて電話していると、次第に疲れてトーンが暗くなってしまうので気をつけましょう。デスクに鏡を置いて笑顔を意識すると、自然と声も明るくなって相手の印象も良くなります。
正しく丁寧な日本語を使う
言葉遣いが雑な人は「ビジネスマナーがなってないな」と思われ、印象が悪くなります。マナーのない人から営業されたいと思わないため、当然アポイントは取れません。
テレアポをする際には、尊敬語や謙譲語を正しく使いましょう。しかし、あまりに丁寧すぎると、相手も不自然に感じてしまうので、先輩などの言葉遣いを聞きながら、ちょうどいい塩梅の丁寧さを身に付けてください。
内容は簡潔に伝える
テレアポをする際は「相手も仕事中である」ことを忘れてはいけません。忙しい中、電話を取ってくれているのですから、できるだけ内容は簡潔に伝えましょう。いつまでもサービスの紹介ばかりしていると「結局何がしたいの」と思われ、電話をきられることもあります。
程良いタイミングで、アポイントを取りたい旨を伝えましょう。
アポイントを取るメリットを伝える
アポイントを取るということは、相手の時間をもらうことになります。そのため、それだけの価値があることを伝えなければ、時間を取ってもらえないでしょう。
「商品の説明をしたいです」だけでは「資料を送ってください」と返されてしまうのがオチ。なぜ電話ではなく直接会う、もしくはオンラインで商談をしなければならないのか、その理由を用意しておきましょう。
メールでアポイントを取る際のポイントとコツ
メールについても、件名以外のポイントとコツをご紹介していきます。
内容は簡潔に伝える
電話と同様、メールでも内容は簡潔に伝えるよう心がけましょう。あまりに情報が多いと、途中でメールを閉じてしまうことにもなりかねません。また、1文が長いと読みづらいので、短く切るのもポイントです。
加えて、ビジネスマナーを守るのも電話と同じです。特に「御社/貴社」など、話すときとメールで言葉遣いが変わる場合もあるので、最低限の知識は身につけておきましょう。「ご査収ください」など、メール特有の言い回しもいくつか覚えておくと、いい印象を与えることができます。
資料やリンクをうまく活用する
内容は簡潔に伝えた方がいいですが、それでも商品やサービスの魅力をしっかりと伝えたい場合は資料を添付したり、リンクを活用しましょう。「これまでサービスを使った会社は○○％売上げがアップしました」と印象的な情報は本文で伝え「詳しい情報については、資料を添付したのでよければご覧ください」と付け加えます。
また、サービスページがあるなら、URLを貼り付けることで、効果的にサービスの特徴を伝えることができます。
アポイントの候補日を複数提示する
アポイントは営業側から提示するのがおすすめですが、一つしか提示しなかった場合、何度もメールの往復をしなければならなくなります。メールの往復を最小限に抑えるためにも、最低でも3つ、できれば5つは候補日を提示しましょう。
最近では日程調整のためのWebツールもあるため、それらを活用することでもスムーズに日程調整ができるでしょう。
アポイントを取る際は相手との関係性に注意
アポイントを取る際は、相手との関係性も非常に重要になります。初めて電話をする相手は、自社に興味を持っているわけではないので、最初の1分で興味を持ってもらえるようなセールストークを用意しておきましょう。
逆にWebで問い合わせをしてきた相手であれば、少なからず自社のサービスに興味を持ってくれるということ。どれくらい興味を持っているのか特定し、相手のニーズに合った提案をすることで「会って話を聞いてみよう」という気持ちになってくれるでしょう。
また、最もアポイントが取りやすいのは、紹介者がいる場合。仲介してくれた人と電話の相手の関係性があるため、アポイントが取りやすくなるのです。できれば事前に課題やニーズを確認しておけば、話もスムーズに進められるでしょう。
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営業はアポ取りから始まると言っても過言ではありません。しかし、アポ取りには手間がかかるため、営業リソースの大半を割いている企業も少なくないでしょう。それによって商談準備が疎かになっては本末転倒なので、営業代行会社を活用するのもおすすめです。
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まとめ
アポ取りは営業にとって重要な業務ではありますが、必ずしも社員が行う必要はありません。今や多くの企業が外部リソースを使って効率的にアポイントを獲得し、商談やアフターフォローといった、より重要な業務に営業リソースを割くパターンが増えています。今も社員がアポ獲得に苦戦しているという会社は、本当に社内リソースを使う必要があるのか検討してみてはいかがでしょうか。
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