ビジネスをしていれば、取引先や関係会社との打ち合わせは避けては通れません。そして、打ち合わせのために必要になるのが日程調整です。商談や打ち合わせの内容と直接的には関係ありませんが、日程調整のやり取り一つで印象も変わるもの。
今回は日程調整など、アポイントの返信メールの書き方について例文付きでご紹介するのでぜひ参考にしてください。
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こちらからアポイントを依頼するときのメールの書き方
まずはこちらからアポイントを依頼する際の、日程調整メールの書き方から見ていきましょう。
日程調整メールの書き方
日程調整メールを送る際は、件名に「〇〇のお打ち合わせの日程調整について」など具体的で分かりやすい内容を入れます。
メールの冒頭で挨拶を書いたら、日程調整の候補日を提示しましょう。日程候補は日付だけでなく時間も合わせて提示し、3個以上の候補日を提示するのが一般的です。同じ日で違う時間を候補として2つ用意しても問題ありませんが、その場合は4つ以上提示しましょう。
また、どれくらいの時間が欲しいのかも明示してください。かつては1時間もらうのが一般的でしたが、オンラインでの商談や打ち合わせは30分の場合も多いです。同じ日の中で広範囲時間を指定しても問題はないですが、提示した期間が他の顧客に提示出来なくなる点と、他の顧客の予定とのダブルブッキングには注意しましょう。
アポイントの日程調整メールの例文【ケース別】
ケース別にアポイントの日程調整メールの例文をご紹介します。
日程候補をもらうとき
株式会社▲▲▲
●●様
お世話になります。
株式会社◆◆◆の■■です。
先ほどはお電話にて失礼いたしました。
お打ち合わせの日程につきまして、
よろしければご都合のよろしい日時をいくつかいただけますと幸いです。
貴社に伺わせていただくか、オンラインでのお打ち合わせも可能です。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
日程候補が少ないとき
株式会社▲▲▲
●●様
お世話になります。
株式会社◆◆◆の■■です。
先ほどはお電話にて失礼いたしました。
お話させていただきましたお打ち合わせの日程につきまして、
来週ですと以下の時間でお伺いが可能です。
●月●日(月) 10:00～11:00
候補日が少なく恐縮ですが、●●様のご都合はいかがでしょうか。
再来週以降であれば、現状、10:00〜18:00でいつでもご予約可能です。
あわせてご検討くださいませ。
それではどうぞよろしくお願いいたします。
日程に問題なかったときの返信
株式会社▲▲▲
●●様
お世話になります。
株式会社◆◆◆の■■です。
日程候補のご連絡ありがとうございます。
それでは以下の日程にて貴社に伺わせていただきます。
●月●日(月) 10:00～11:00
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
日程に都合がつかなかったときの返信
株式会社▲▲▲
●●様
お世話になります。
株式会社◆◆◆の■■です。
日程候補のご連絡ありがとうございます。
大変恐縮なのですが、いただいた日程候補で都合がつかない状況です。
以下の日程候補日にて●●様のご都合はいかがでしょうか。
●月●日(月) 10:00～11:00
●月●日(火) 14:00～15:00
●月●日(水) 16:00～17:00
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
先方からリスケを依頼されたときの返信
株式会社▲▲▲
●●様
お世話になります。
株式会社◆◆◆の■■です。
お打ち合わせの日程変更につきまして承知いたしました。
いただいた候補日ですと、以下の日程で貴社にお伺いできます。
●月●日(月) 10:00～11:00
●●様のご都合はいかがでしょうか。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
先方からもらったアポイントメールへの返信の書き方
先方からもらったアポイントメールへの返信の書き方をご紹介します。
アポを承諾するとき～日程候補あり～
株式会社▲▲▲
●●様
お世話になります。
株式会社◆◆◆の■■です。
ご訪問の件につき承知いたしました。
私も報告させていただきたい案件がございましたので、ぜひご面談をお願いします。
なお、頂いた候補日程ですと①11月10日AMが空いております。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。
アポを承諾するとき～日程候補なし～
株式会社▲▲▲
●●様
お世話になります。
株式会社◆◆◆の■■です。
ご訪問の件につき承知いたしました。
私のほうでも久方ぶりにお話したいと思っておりましたので、
ぜひご面談お願いしたく存じます。
なお、今週ですと以下の日時ではご都合いかがでしょうか。
①11月10日 16:00-18:00
②11月11日 10:00-12:00
③11月13日 終日
お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。
アポをお断りするとき
株式会社▲▲▲
●●様
お世話になります。
株式会社◆◆◆の■■です。
メールを拝読し精査いたしましたが、
このたびの訪問ご依頼につきましてはお見送りさせてください。
せっかくのお話を頂いておきながら、このような返事となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
なお、頂いたご提案はとても興味深く拝見しました。
しかしながら、私共の業務内容といささか分野が異なるものと思われ、
現状、ご協力は難しいと考えております。
どうかご了承いただければ幸いです。
また機会がございましたら、その際にはぜひ宜しくお願いいたします。
甚だ略儀とは存じますが、まずはお詫びかたがたご返事申し上げます。
日程調整・承諾の返信メールを送るときの注意点
日程調整・承諾の返信メールを送るときの注意点についてご紹介します。
宛先・名前など、内容に間違いないかのチェックをする
アポイント依頼のメールに限りませんが、アポイント確定時の返信メールにも、相手の名前や会社名、部署名を正確に記載しましょう。相手の名前が不明な場合は「ご担当者様」でも問題ありません。
メールを送っても、誰に向けたものなのかわからないと、メール自体読まれない可能性があります。細かい宛先をメールに明記するようにしましょう。
また、会社名や相手の名前などは、間違えないように複数回チェックしましょう。ちょっとした間違いによって、商談相手からのイメージが低下したり、今後の取引に悪影響を与えることもあるため、誤字脱字がないことをよく確認してから送信してください。
お礼を添える
アポイントが確定した後のメールでもお礼を忘れずに添えてください。相手も貴重な時間を割いて時間を作ってくれているため、訪問に応じてくれたことに対してお礼をしましょう。
具体的には「お忙しい中、調整いただきありがとうございます。」などの文章を用いて、日程調整への感謝を示してください。ビジネスにおける基本として、相手がしてくれたことが些細であっても、労る気持ちを忘れないことが重要です。
「気遣いができる人」と認識されれば、今後のコミュニケーションにも良い結果をもたらしてくれるでしょう。
アポの場所も再確認する
アポイントが確定した後のメールでは、当日の予定や場所についての情報も記載してください。メールに当日の予定や場所を記載することで、訪問の内容や場所の再確認を促すことができます。
日程や場所に関して相違があった場合、大きなトラブルにつながる可能性があるので注意してください。特に近年はオンラインという選択肢もあるため、認識の齟齬がないよう忘れずに確認しましょう。リスクを減らすためにも、予定や場所についてなど、情報はしっかり再確認することがおすすめです。
アポイントの返信など、ビジネスメールでよく使うフレーズ
最後に、ビジネスメールで多用されるフレーズについてもご紹介します。
承知いたしました
「承知いたしました」は、了解した旨を伝えるために使用される敬語表現です。「する」の謙譲語である「いたす」が用いられています。
「承知いたしました」は、相手の意見への了解を示すために、メール以外でも日常的に使用されるので、使い方についてしっかり把握しておきましょう。
例文
「訪問日時変更の件について承知いたしました、12月13日15.30に貴社へ伺います」
「納期短縮の件、承知しました。今週末までに作成のうえ、提出いたします」
大変お手数ではございますが
「大変お手数ではございますが」は「手間」を意味する「お手数」と丁寧語である「ございます」をくっつけた言葉です。お願いや依頼をする際に活用されるため、アポイントに関するメールでよく活用されます。
例文
「大変お手数おかけいたしますが、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます」
「大変お手数ではございますが、ご連絡をお待ちしております」
お時間を頂戴したく存じます
「お時間を頂戴したく存じます」は「時間が欲しい」ことを伝えるために使用される言葉です。「もらう」の謙譲語である「頂戴する」と「思う」の謙譲語である「存じます」で構成されています。
アポイントを取りたい旨を伝えるときによく使用されるため、覚えておきましょう。
例文
よろしければ、来週の水曜日に1時間ほど、お時間を頂戴したく存じます
よろしければ
「よろしければ」は「良ければ」の丁寧な表現として用いられ、頼み事をするときや都合を聞くときに使用します。
例文
「よろしければ、○○の件について会議をしたく存じます」
「よろしければ、○○の件について打ち合わせをしたく存じます」
「よろしければ、一度貴社へ伺いたく存じます」
なお、返信は不要です。
アポイント前日に送るリマインドメールなどでよく用いられます。返信不要の旨を伝えるだけで、相手の業務的・心理的負担も減らせるため「気遣いのできる人だな」という印象を持ってもらえます。
例文
ご確認いただければ、返信は無用です。
まとめ
現代のビジネスシーンにおいて、メールは欠かせないコミュニケーションツールです。その使い方によって相手の印象も変わり、ビジネスに影響を与える可能性もあります。慣れないうちは大変かもしれませんが、丁寧で印象のいいメールを送れるように意識しましょう。
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