営業のデジタル化が進む中、今でも新規営業として大きなメリットのある手紙営業。他の営業手法にはないメリットもあり、ここぞという時に活用する方も少なくありません。
今回は手紙営業のメリットや成功するためのコツをご紹介するので、手紙営業に興味のある方はぜひ参考にしてください。
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営業に手紙を活用するメリット3つ
早速、手紙営業のメリットをご紹介していきます。
手紙は開封率が高い
新規獲得営業の中には手紙の他にもDMやメルマガがありますが、それらのほとんどは開封すらされません。一方で手紙の開封率は、他のマーケティング手法に比べて高いのが特徴です。
その理由は手紙で営業する会社が少ないから。そのため手紙を受け取って営業と警戒して捨てる方は多くありません。メールやDMのように、一目で営業とは分からないので、高い確率で開封してもらえるのです。
さらに開封率を上げたいのであれば、少し値が張っても上質なレターセットや切手等を使って、より特別感を演出するのが効果的です。
手元に残るので、印象にも残りやすい
手紙はメールと違って手元に残るので、埋もれてしまう可能性も低いですし、封筒や手紙を目にする度に内容が想起されることもあります。そのため、印象が残りやすくなるのです。
手紙を読んで商品やサービスに問い合わせが来たり、商談へと発展する可能性も十分に期待できるでしょう。ただし、短期的な効果を期待するよりも、長い目で効果が現れるのを待ったほうが得策です。
決裁者に目を通してもらえる可能性がある
テレアポで商談したい相手と直接話すのはハードルが高いです。特に上場企業の役員クラスとなると、まず電話を通してもらえないでしょう。
しかし、手紙であればそのような決裁者のもとに届く可能性が高いです。宛名が書いてあるのに、本人に渡さずに捨てられることはほとんどないでしょう。そのため、他の営業手法ではアプローチできなかった人にもアプローチしやすくなります。
【シーン別】営業手紙の例文まとめ
手紙営業は送る相手との関係性によっても、内容を変えなければなりません。様々なシーンに合わせた例文を見ていきましょう。
新規開拓の場合（面識なし）
新規開拓では基本的には面識のない相手に手紙を送ることになるので、特にマナーに気をつけて手紙を書かなければなりません。また、相手にいい第一印象を持ってもらうためにも、自分や会社のことをわかりやすく紹介しましょう。
【例文】
〇〇株式会社 〇〇部〇〇様
拝啓
（時候の挨拶）貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。
面識もございませんのに、このように突然のお手紙でのご挨拶をお許しください。
私は株式会社〇〇、〇〇課所属の〇〇と申します。
弊社は、日本全国170万社以上の企業情報を掲載したプラットフォームを運営しております。Webサイト上で貴社のビジネスモデルを拝見し、弊社の持っている独自の情報網を駆使して、業績向上に貢献できるのではと思いご連絡をさせていただきました。
もしご興味がおありでしたら、是非とも一度詳しくご紹介させて頂きたく存じます。
ご多忙の中恐縮ですが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申しあげます。
敬具
新規開拓（面識あり）
新規開拓の中にも、以前に名刺交換をしたり、展示場で挨拶をするなど互いに面識があるケースも考えられます。その際は、手紙を送るタイミングも重要です。
初対面でサービスについて説明している場合、すぐに手紙を送っても考える時間がありません。相手に健闘する時間を少し置いてから手紙を送れば、再度思い出してもらうきっかけにもなります。そのため、手紙の内容は検討状況や抱えている問題の現状について聞くのが適切です。
【例文】
〇〇株式会社 〇〇部〇〇様
拝啓
（時候の挨拶）貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。
突然のお手紙でのご挨拶をお許しください。
以前、セミナーでご挨拶をさせて頂いてから、ご無沙汰しています。
弊社の企業情報プラットフォームに関して、簡単にご紹介させていただきましたが、ご状況はいかがでしょうか。
現在、登録企業の数も増加しており、他の類似サービスでは得ることが難しい詳細な情報も網羅できるようになりました。
より御社のお力になれると考えておりますので、よろしければ、改めてご提案させていただければ幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご検討をお願いします。
敬具
アフターフォロー
既に商談に応じてくれた見込み顧客に対して、アフターフォローの手紙を送る場合は、まずは時間を作ってくれたことに対して感謝を述べましょう。その上で検討状況を確認し、次の提案に繋げるのがおすすめです。
【例文】
〇〇株式会社 〇〇部〇〇様
拝啓
（時候の挨拶）貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。
先日商品のご紹介をさせていただきました、株式会社〇〇、〇〇課所属の〇〇と申します。
お忙しい中、貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。
貴社の顧客を何よりも大切にする姿勢には、私共も学ぶべき点が多かったです。
お話を聞く中で、弊社が運営する企業情報プラットフォームは、貴社の抱えている問題の解決策になると改めて確信いたしました。
関連部署の方々ともご相談いただき、前向きに検討いただければ幸いです。
もしご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
またお話をさせていただく機会がございましたら大変光栄に思います。
何卒宜しくお願い致します。
敬具
営業を断られた相手の場合
営業を断られた相手でも、手紙を書くことで印象がよくなり、将来的に顧客になる可能性もあります。ただし、一度断った相手にしつこくフォローをしてしまうと、より警戒させてしまい印象が悪くなるリスクもあるので気をつけましょう。
手紙を出す際は相手に圧迫感を与えないよう気を付け、その上で今後も関係性を続けたい旨を伝えてください。
【例文】
〇〇株式会社 〇〇部〇〇様
拝啓
（時候の挨拶）貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。
株式会社〇〇、〇〇課所属の〇〇でございます。
先日は弊社の提案に対してご検討いただき誠にありがとうございました。
お忙しい中、お時間を作って丁寧に対応していただいたこと、深謝申し上げます。
今回は、貴社のご希望に添うことができませんでしたが、営業関連のサービスをお探しの場合はお気軽にお申し付けください。
末筆ながら、〇〇様のご健勝と貴社ますますのご隆盛を、心よりお祈り申し上げます。
敬具
営業手紙の書き方のポイント～基本～
営業の手紙を書く上で基本となるポイントをご紹介していきます。
わかりやすい題名を添える
メールやDMと同様、手紙も一目で要件が伝わることが重要です。そのため、冒頭にわかりやすい題名を付けると相手にも親切でしょう。たとえば「アポイントのお願い」よりも「〇〇という商品のご紹介についての面談のお願い」もしくは「〇〇というサービスのご案内についての面談のお願い」の方が相手も分かりやすいはずです。
また、冒頭で要件が分かれば、相手も手紙を読む姿勢になり、最後まで目を通してくれる可能性が高まります。
時候の挨拶を書く
普段から手紙を書く人でなければ、時候の挨拶を書く機会はないでしょう。一見、無駄にも感じるかもしれませんが、役職のある人の中には細かい礼儀を重んじる方も多いため、時候の挨拶は欠かさずに書きましょう。
ただし、慣用的な時候の挨拶は、旧暦に基づいていることが多く、現代の感覚とずれてしまっている場合があります。時候の挨拶を書く際には、その年の実際の気候を考慮したり、顧客と自分の住んでいる地域の気候の差なども考慮して、適切な言葉を選びましょう。慣れないうちは、詳しい人にチェックしてもらうと安心です。
内容は端的に伝える
開封率の高い手紙営業ですが、最後まで読んでくれるとは限りません。忙しい人であれば、ダラダラと長い文章を最後まで読んでくれない可能性も高いです。
大事なのは最初の3行。冒頭で手紙を送った目的と自分が何者かを端的に紹介することで、その続きを読んで貰える可能性も高まるでしょう。仮に読んでくれたとしても、分かりづらい文章では商品やサービスの魅力も伝わらないため、結局は無駄になってしまいます。情報を絞って、必要な情報だけを短く伝えましょう。
締めくくりの文章を忘れない
手紙の印象をよくするためにも、手紙の最後は締めくくりの文章できれいにまとめましょう。顧客の繁栄及び活躍等を祈る気持ちを記載することで、顧客に思いやりの気持ちを伝えられます。
また、手紙を締めくくる言葉だけでなく、次回連絡する予定の日時及び面談の可否等を伺う文面を入れるのも効果的です。面談の可否について考慮してもらいつつ、可否を伺うために連絡する日時を記載しておくことで、連絡の際すぐに結果が分かるでしょう。
効果的な営業手紙にするためのコツ
営業手紙の成功率を上げるために、手紙の内容以外のコツも見ていきましょう。
封筒や便箋にもこだわる
手紙の内容も重要ですが、内容を読む前に目に入る封筒も重要です。忙しい相手は何の変哲もない封筒を見ても読みたいと思いませんし、後回しにされるかもしれません。一目見て、中身が気になる封筒を使うのも大事なテクニックです。
決して奇抜な封筒を用いる必要はありませんが、高級感のある封筒を使うことで特別感を演出し、中身を見てみたいと思ってもらえるでしょう。また便箋にもこだわれば、手紙を読む前から印象が上がるため、ポジティブな気持ちで手紙を読んでくれるはずです。
手紙は信頼関係を築くツール
手紙を「売り込みのツール」と思っていると、その気持ちは相手にも見透かされてしまいます。せっかく丁寧な手紙を嬉しく思っても、その内容が売り込みだったら相手もがっかりするでしょう。
手紙は信頼関係を築くツールだと捉え、まずは相手にいい印象を与えることが重要です。理想は「素敵な手紙を書く人だから、一度会ってみたいな」と思ってもらえること。商品やサービスの魅力を伝えるのも重要ですが、まずは自分に興味を持ってもらえるような手紙を書く意識をしてみましょう。
結果は長い目で見る
手紙で売り込んでしまうのは、短期的な結果を求めているから。しかし、短期的に結果を求めるならテレアポやDMの方がよっぽど効果的です。手紙はテレアポやDMではアプローチできない相手に送るため、違う時間軸で考えましょう。
一度の手紙で結果がでなくても、いい印象さえ持ってもらえていれば、複数回にわたって手紙を送り、時間をかけて信頼関係を築いていくことができます。
筆ペンをつかう
手紙を書く際はポールペンや万年筆を使うより、筆ペンで書くのがおすすめです。筆ペンで書くことにより、文字に味がでて特別感を演出できるからです。細かいことだと思うかもしれませんが、印象をよくすることならなんでもしましょう。
もしも筆ペンが苦手で字が汚くなってしまう場合は、万年筆でも構いません。しかし、可能であれば筆ペンできれいな字を書けるよう練習してみましょう。
新規開拓にお悩みなら、カクトクへ
新規開拓で手紙営業を行うのもいいですが、それと一緒に検討したいのが営業代行です。これまでアプローチできなかった顧客にアプローチできるため、商圏を広げられるでしょう。ただし、営業代行で成果を上げるには、自社に合った営業代行会社を選ぶのが重要です。
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新規顧客獲得の事例3選！アプローチ方法や効果を高めるコツも解説
まとめ
手紙営業は決して効率的な営業手法とはいえませんが、他のアプローチにはないメリットがあるため、デジタル主流の今も実施する人はなくなりません。営業戦略の中心に据えられるアプローチではありませんが、長期的に信頼関係を築くために始めてみてはいかがでしょうか。
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