2020年7月28日、オンラインにて「急成長SaaS企業6社が語る！オンライン時代のセールステック活用方法とチーム作りの最前線 」と題したイベントが開催されました。
当記事は当日のディスカッションの様子や各社の取り組みについてダイジェストでお届けします。
1部の様子はこちら：『オンライン営業時代に突入！オンラインで商談・受注を増やすためのチーム作りとツール活用の秘訣』
カクトクの商談・オンラインセールス代行はこちら：https://kakutoku.jp/lp/client/online-sales
2部『営業は事務作業が70％！？本来のセールス活動に集中する方法とは』
▼登壇者 ワークスモバイルジャパン株式会社 シニアソリューションスペシャリスト 荒井 琢 株式会社ビズオーシャン執行役員 SPALO営業部 部長 佐藤 健太郎 株式会社サイトビジット NINJA SIGN事業部 マーケティングGリーダー 中野 竜太郎
荒井：ワークスモバイルジャパン株式会社の荒井です。
ワークスモバイルジャパンは一般のLINEとは兄弟関係にあり、LINE WORKSというサービスを運営しています。LINE WORKSはチャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、仕事で活用できる充実したグループウェア機能を揃えた「ビジネス版LINE」です。LINEのような使いやすさのため、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えます。
2019年8月に発表された「ソフトウェアビジネス新市場2019年版」では、2年連続で有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。
佐藤：株式会社ビズオーシャンの佐藤です。会話型ドキュメント作成AIチャットボットツールSPALO（スパロ）を運営しています。
SPALOはスマホでチャットボットと会話することで、エクセルでの報告書作成やシステムへの情報入力が可能になるツールです。PCでの作業が出来ずムダ時間となっている、移動中の時間や客先での待ち時間を生産時間化させることが可能になります。大手人材紹介会社や大手インフラ系企業など、上場企業を中心に複数の導入実績があります。
中野：株式会社サイトビジットの中野です。弊社ではNINJA SIGN（ニンジャサイン）と呼ばれる電子契約サービスを提供しています。
NINJA SIGNを使えば、契約の作成から締結、承認、管理までをワンストップで完結できます。部署をまたがる契約書、発注書の電子化が簡単にでき、フォルダごとに閲覧制限がかけられるので、部署ごとの内部統制強化にもつながります。営業から他部署連携の架け橋、業務効率化に寄与するサービスです。
佐藤：本日はよろしくお願いいたします！
第1部では営業のオンライン化が加速するなかでの「組織づくり」がテーマでしたが、第2部では組織が変化するなかで、「営業の事務作業をどのように効率化するか」にフォーカスしてお話ししていきます。
オンラインセールスに移行したいんだけど、実際には進んでいない企業も多いのではないでしょうか。
事前にクライアントに営業の事務作業についてアンケートをとったところ、主に以下の点を課題に感じていらっしゃいました。
・作業自体の手間
・顧客とのやり取りが手間
・情報共有の手間
今回はそれぞれの解決方法について、お二方交えてお話ししていければと思います。
商談記録が手間！事務作業をオンライン化するには
佐藤：LINE WORKSの場合、地方のクライアントも多いと思うのですが、オンラインに慣れていなかったり「うちは紙なんです……」という企業に対してどのように対応しているんですか？
荒井：そうですね、まずLINE WORKSの立ち位置を説明すると、Slackなどの他のビジネスチャットを使っているクライアントとはターゲット属性が異なるんですね。
LINEのユーザー数は国内で8,000万人を超えており、一日のコミュニケーションの中で電話やメール、SMSよりLINEを利用する回数の方が多い、というデータも調査機関で出ているんです。
元々生活に浸透しているツールなので、その流れでプライベートのLINEを仕事に使っている企業も一定数いらっしゃいます。それって内部統制的にどうなんだっけ？ちゃんとしたビジネスツールに置き換えた方が良いよね、となったタイミングでLINE WORKSを導入する企業が多いですね。
佐藤：なるほど。例えばSFAなどを使ってきちんと商談管理をする必要性が出たとき、LINE WORKSを使うとお客様のシステム導入に対するハードルは下がったりするんですか？
荒井：ありえますね。各社独自のデータベースでクライアントの情報管理をされていると思いますが、SFAの一番大事な目的は商談内容を記録することだと思うんです。
だけど1日5、6アポある忙しい営業マンが商談後会社に戻って報告するのは手間だし、商談の合間に空いていてPCを広げられる喫茶店を探すのも大変です。
LINE WORKSは誰でも使いやすいUIで、隙間時間にスマホのチャット画面で顧客情報を検索したり、社内のSFAツールに入力できるようになっています。
商談の度にPCを開いてログインして……という手間を省けるので、作業自体を大幅に削減できますね。
佐藤：私はセールスフォースを2006年から使っていますが、入力を面倒と思う気持ちはよくわかります。今はマネージャーという立ち位置になり、「入力しないのは悪である！」というスタンスでいますが（笑）
プレーヤー時代を振り返ってみると、5商談やって、受注しそうな2件はまともに商談記録を書くけど、あとの3件はフラグだけ変えて中身はスカスカ、みたいなことはよくやってましたね。
そして数字下がった瞬間に上司に今までのログを見られてボコボコにされるという……。
荒井：まさにLINEとLINE WORKSの一番大きな違いは「ログを取れる」という点なんです。ログがあることで上司は、商談内容を確認したり、どのクライアントの角度が高いのか低いのかがわかるようになります。
先ほどベルフェイスさんが商談を録音録画で記録する、と仰っていましたが、LINE WORKSはチャットで記録するイメージですね。
中野：弊社もセールスフォースを使っていますが、やはり商談ごとにいちいち記録するのは大変ですよね。Slackで「入力してください！」と警察みたいなことをやっていますが、本末転倒というか（笑）
「商談記録は受注しても失注しても資産になる」という考え方を浸透させていくことが大切だと思います。
実際クライアントとやり取りするときってメールやメッセンジャー、LINEなど様々なツールを使うじゃないですか。マネージャー目線でどの粒度で記録してもらいたいのか伺いたいです。
佐藤：メンバーには、通常のプレゼンテーションをした後にお客さんがどんな質問をしたのか明確に記録しろ、と伝えていますね。結局マネージャーにとって一番知りたいのは事実が何なのかということなので。事実と解釈は異なりますからね。
自分と解釈が揃ってきたメンバーに関してはある程度任せていますが、まだ揃っていないメンバーは粒度細かく見ていますね。
SPALOのお話をさせていただくと、シニアとジュニアでbotでの問いかけ内容を分けられるので、マネージャーはメンバーのレベル感に応じて適切なアウトプットを得ることができます。
参加者からの質問：「セールスフォースに毎日30件ぐらいの飛込記録を入力しなくてはなりません。SPALOでセールスフォースへの書き込みは可能ですか？また、チャットで入力する場合、例えば「商談」なのか「打合せ」なのかなど選択ボタンを設定することはできますか？」
佐藤：ご質問ありがとうございます。SPALOでは全部可能です！
顧客とのやり取りが手間！顧客とのコミュニケーションをスムーズに行うためには？
佐藤：2つ目の議題に移ります。アンケートで「顧客とのやり取りが手間」という声が多かったのですが、まだ顧客との関係値ができていなかったり、新人の方が悩む問題なのかな、と思います。
荒井さんから何かありますか？
荒井：そうですね、顧客とのやり取りの前段として、営業活動において電話番号やメールアドレスを教えてください！というのは心理的な障壁が高いんですよね。一方LINEで繋がることに関してはハードルが下がる、というデータが統計的に取れているんです。
電話やメールは時間を選ばなければいけませんし、相手に通知が行っているかもわかりません。営業電話だと折り返しがないこともしばしばです。
LINEだと電話やメールに比べ返答率が高く、返信がなくても既読がついて「読まれているけど返答はない」ことがわかったり、忙しいときはスタンプだけ返してもらえるようなコミュニケーションが発生します。
またある程度仲良くなってくると、チャットの延長線上で電話やテレビ会議をする、ということが自然と起こっていますね。
中野：LINEだと既読がついてしまうので、返さざるを得なくなりますよね。メールだと即レスしなくても許してもらえるかな……という雰囲気がありますが。
佐藤：営業の場合、発注書や契約書周りで顧客とのやり取りが多く発生しますが、営業から急かしたりすると雰囲気が悪くなったりしませんか？その点NINJA SIGNではコミュニケーションの手間を削減できたりするんでしょうか？
中野：契約書に関わるやり取りで言うと、通常は発注書をPDFで受け取ってから印刷して、押印申請を行い、発注・押印のためにそれぞれ稟議を通して、全部終わったらまた印刷してスキャンして送って……というプロセスが発生します。それが電子契約を導入すると、1つの稟議を通すだけで完了します。
受注側も発注書のステイタスをタイムリーに確認できますし、上司にあの発注書どうなった？と聞かれることもなくなるので、かなり効率化しますね。
情報共有が手間！自社に適切なツールを活用し省力化を
佐藤：最後に情報共有についてです。やはり営業はお客さんと話したい、商談したいというタイプが多くて、事務処理は向いてなかったり、嫌がる人が多いですよね。
アラートを自動で投げたり、営業が忘れそうなことを秘書のようにフォローしてくれる仕組みをチャットツールなどで作り、事務作業を効率化していくことが大切だと思います。
荒井：ツール活用で言うと、今回のコロナによって「電子契約に対応していない会社はアンテナが低い」というムードになっていますよね。
中野：そうですね、ありがたいことに追い風にはなっていますね。
フラットな目線で言うと、チャットツールにしろ電子契約にしろ各社いろいろな機能があるので、自社のフェーズに合ったツールを導入するのが大切だと思います。例えば電子契約の場合、契約書の締結だけで良いのか、書類も保管したいのかなど、ニーズによって立て付けが全く異なるので。
サービスを比較した上で自社に最適なツールを選んでいただければと思います。
佐藤：あとは業務の交通整理も重要ですよね。今の業務をどう改善したいのかが明確になっていないと、ツールを入れても使われなくなってしまうので。
ここにいる各社は業務改善事例を山ほど持ってるはずなので、直接お問い合わせいただければ詳しくお話できると思います。
本日はありがとうございました！
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