様々な調査で非効率だと指摘されている日本の営業現場。多くの営業担当者も自覚している一方で、業務効率化の方法が分からずに頭を抱えている方も少なくないでしょう。今回は営業の効率化のために、何ができるのかご紹介していきます。
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営業の業務効率化とは
営業効率化とは、その名の通り営業の無駄を減らし、最適な営業フローを設定することで効率化することです。ちょっとした工夫でできることもあれば、ITツールを導入して組織全体で改革する場合もあります。
営業を効率化させる最大の目的は売上の最大化。営業成績は営業のコアタイム、つまり顧客との商談やコミュニケーションしている時間に比例すると言われていますが、多くの営業担当者がそれ以外の業務に時間を取られているのではないでしょうか。
提案書や書類の作成、社内のミーティングやコミュニケーション、日報の作成、移動など、営業業務にはコアタイムに含まれない業務がたくさんあります。それらの業務を短縮し、コアタイムを増やすことが営業効率化の目的と言えます。
営業の業務効率化が必要な理由
なぜ営業の効率化が必要なのか。その理由を見ていきましょう。
営業活動により注力するため
先述した通り、本来営業担当者が注力すべきは顧客とのコミュニケーションです。しかし、それ以外の業務に忙殺されると、顧客と向きあう時間がとれないだけでなく、わずかな商談の時間にも集中できなくなります。
どんなに立派な提案書を作っても、商談で十分なパフォーマンスを発揮できず成約できなければ本末転倒です。そのためにも、コアタイム以外の業務を減らすことで、顧客と接する時間を質と量ともに高めなければいけません。
オンライン商談が普及したため
新型コロナウイルスの影響で、オンライン商談が普及したことも営業の効率化が必要な理由の1つです。競合会社がオンライン商談を取り入れて営業を効率化するなか、いつまでも非効率な営業を続けていては市場での競争力を失うのは当然のことでしょう。
オンライン商談を導入するということは、営業フロー全体を見直して効率化を図る必要があるため、いつまでも対面営業のみにこだわっていると、その差は開くばかりです。社会の変化に適応するためにも、オンライン商談をはじめとした営業の効率化は必須と言えるでしょう。
営業業務で効率化すべき場面と考え方
営業の効率化が求められる業務を、場面ごとにご紹介します。
事前準備
営業は準備で決まると言われていますが、時間をかければいい準備になるとは限りません。いかに短い時間で、必要な準備を整えるかも非常に重要なポイントです。特に情報が溢れる現代では、検索サイトやSNSで顧客について調べようと思えば、際限なく情報が出てくるもの。
時間を無駄にしないためにも、予め知りたい情報のリストを作り、それ以外の情報をシャットアウトするのも1つの手。もしくは、事前準備１件あたりにかける時間を決めるなど、ルールを決めれば限られた時間で効率よく情報収集できるでしょう。
アプローチの手段
例えば、新型コロナウイルスの影響で出社する人が減ってしまい、これまで電話での営業ばかりしてきた顧客に電話をかけても出てもらえないなど、アプローチが1つしかない場合、その手段が通用しない顧客には打つ手がなくなってしまいます。
メールやSNSなど、他のアプローチ方法も使えれば、顧客に合わせて効果的にアプローチできるでしょう。また、最近ではリード獲得自体をアウトソースして、自社の社員は商談に集中するケースも増えています。アウトソースできる業務は外部の力を借り、本来すべき業務に集中するのも重要な選択です。
見積書・契約書の作成
見積書や契約書の作成は顧客に合わせて作らなければず、かつ重要な業務ではありますが、時間をかけたからといって売上に繋がるわけではありません。毎回作り直すのではなく、フォーマット化したり、自動で作成できるクラウドツールを使って時間を短縮しましょう。
書類を電子化すれば、紙を印刷したり、わざわざ捺印をもらうために上司を探したりする必要もありません。スマホで書類の内容を確認し、その場で捺印できるようにすれば、時間だけでなく印刷代や郵送代などのコストも節約できるでしょう。営業に限らず、社内の様々な書類を電子化すれば大幅な効率化を期待できます。
移動・待ち時間
訪問営業をしている場合、1日の大半を移動と待ち時間に費やしている営業担当者もいるのではないでしょうか。電車に乗っている時間や待ち時間も仕事ができないわけではありませんが、効率的とは言えません。
これらの時間もオンライン商談を導入すれば削減できます。移動時間がなくなるのはもちろんですが、オンライン商談なら1分前にログインすればいいので、無駄な待ち時間も減らせます。加えて、時間だけでなく交通費も削減できるので、2重の意味で無駄を減らせるでしょう。
訪問の方が効果が見込めるシーンでは、移動中でも効率的に仕事ができるようスマホで業務できるシステムを導入するのも得策です。
1件当たりの精度
営業の効率を高めるにあたって、成約率を上げる努力は欠かせません。成約率が低いということは、それだけ結果に繋がらない仕事をしているということ。同じ成果を出すのに、成約率が倍違えば、行動量も倍違うことになります。
では、どうすれば成約率を高められるのか。それは顧客の温度感を早い段階で見極め、優先順位をつけること。成約が難しいと思った顧客は無理に追わず、成約できそうな顧客に集中することで、少ない労力で成果を生み出せるでしょう。
営業会議
会議の長さが営業成績に影響しているというデータもあり、会議の時間が長い企業は決まって業績が下降しているもの。一方で業績が伸びている企業は会議の回数は多いものの、会議のスタイルが多彩であり、短時間の会議も含めて臨機応変に活用しています。
特に大事なのは、会議の終了時間を必ず守ること。終了時間がいつも伸びているようでは、次のアポイントに余裕を持って入れなくなってしてしまいます。毎回の会議を有意義にするためにも、目的意識を持って短時間で済ませられるよう論点をまとめておきましょう。
営業の業務効率化を進めるためのステップ
営業の業務効率化をいかにして進めるか、ステップを踏んでご紹介します。
現状の振り返り
まずは現在の営業業務を振り返って整理します。形式的な状況だけでなく、営業担当者からヒアリングしながら、どんな課題があるのか把握しましょう。また、単に課題を羅列するだけでなく、その原因についても深掘りしてください。
たとえば「新規のアポが足りない」という課題に対して、アポ取りの時間が足りない、リストの質が低い、アポ取りのスキルが不足しているなど原因は様々考えられます。そして、原因が違えば必要な対策も違います。課題の理解が浅いと、的確な対策も打てません。なぜ課題が発生しているのか本質的な問題を見つけましょう。
課題に優先順位をつける
様々な課題があったとしても、それらを一度に解決することはできません。そのため、解決する課題の優先順位をつけていきましょう。「すぐに解決すべき課題」「計画的に解決すべき課題」「解決できない課題」に振り分けて、やるべきことを明確にしていきます。
たとえばトークスクリプトは成約率に直結するのですぐに取り掛かるべきですが、SNS発信などは取り組む際のリソースやコストを考慮し、余裕ができてからでもいいでしょう。また、展示会への出展などは、自社でコントロールできないことなのでタイミングが来るまで考える必要はありません。
解決する課題に対してアクションプランを練る
どの課題に取り組むか決まったら、解決に向けてのアクションプランを練っていきます。誰がいつまでに何をするのか決めて、進捗を確認しながら進めていきましょう。短期のゴールと中長期のゴールをそれぞれ設定し、予定通りに進めているか確認できるようなプランにするのが重要です。
たとえば「半年後までにトークスクリプトを作る」というプランの場合、その手前にいくつかマイルストーンを置いておきましょう。「2週間以内に初稿を作り、1ヶ月以内に検証する」など、小さなゴールを作ることで何から始めればいいか明確になるはずです。
営業支援ツールを導入する
課題の内容によっては、ツールの導入が必要になる場合もあります。たとえば「移動時間が長すぎる」という課題を解決するためにオンライン商談を取り入れるなら、ツールの導入は必須です。どのツールを導入するか慎重に考え、メンバーたちがしっかり使いこなせるようオンボーディングも忘れずに行いましょう。
また、今は便利なツールが数多くあるので、一通り営業ツールには目を通しておくのがおすすめです。自分たちで解決しなければいけないと思っていた課題が、ツールを入れただけで一気に解決できる場合も少なくありません。
外部のリソースを活用する
自分たちで解決できそうにない課題は、遠慮することなく外部のリソースを活用しましょう。たとえば、これまで営業ツールを使ったことのない会社が、0からツールを選んで導入しようとすると失敗に終わる可能性もあります。営業代行会社の中には、ツールの選定から導入までサポートしてくれる会社もあるので、頼ってみるのもいいでしょう。
もちろんツールの導入だけでなく、自分たちで解決するのが難しい、もしくは時間と手間がかかる課題は外部に委託するほうが得策です。自社で解決することにこだわらず、うまく外部のリソースを使って、重要な業務に集中してください。
営業の業務効率化におすすめの取り組みアイデア
営業の業務を効率化するためのおすすめのアイディアをご紹介していきます。
タスクの優先順位付け
営業担当者は常に多くのタスクを抱えていると思いますが、目についたタスクから手当たり次第にとりかかっていないでしょうか。まずはタスクに優先順位をつけ、重要なタスクからとりかかりましょう。
いつまでもタスクに忙殺されている人の多くは「緊急の仕事」に追われている人。大事なのは、緊急な仕事を生まないための仕事を優先的に行うことです。たとえば商談準備で忙しいという人は、本当に成約できそうな顧客に絞って、商談の数を減らして成約率を上げた方が良いでしょう。
ITツールの活用
ITツールを使えば、営業の業務効率が劇的に変わります。ただし、闇雲にツールを導入してもコストがかさみますし、逆に作業が増えて組織が混乱することにもなりかねません。ITツールを導入する際には、解決すべき課題を明確にして、全体像を俯瞰しながら導入しましょう。
ITツールに慣れていない方は、無理に自分たちで考えようとする必要はありません。ITツールに慣れているコンサルティングなどに依頼して、自社にあったツールを選定し、社内に浸透させませしょう。
インサイドセールスやオンライン商談の導入
オンライン商談の導入はもちろんのこと、同時にインサイドセールスも取り入れれば営業効率は劇的にアップします。これまでアポの獲得から商談まで一人で行なっていた営業フローを、分業化することでそれぞれの業務に集中できる環境を整えるのです。
マーケティング部とも連携して、リード獲得からナーチャリングまでをインサイドセールス、商談はフィールドセールスが行なっていきます。これまで取り組んだことのない会社であれば、営業代行に依頼しながら取り入れるのがおすすめです。
社内会議の削減
現在行われている社内会議を見直し、無駄な会議は廃止もしくは短縮しましょう。中には「会議といえば1時間」というイメージを持っている方もいるかもしれませんが、20～30分などのショートミーティングを取り入れるのもおすすめです。
また、会議にはそれぞれ目的を定め、時間内に終わるようにしましょう。例えば進捗報告なら、わざわざ定例会議を開かずともツールを導入してリアルタイムに共有できた方が効率的です。本当に必要な会議かどうか見極めましょう。
テンプレート・ショートカットの活用
営業をしていれば大量のメールを打たなければなりませんが、それらを全て0から作るのは非常に手間がかかります。少しでもメールを打つ手間を省くためにも、シーンごとのテンプレートを作っておきましょう。
また、ショートカットキーを覚えておけば、マウスで操作するよりも素早く操作可能なので、ぜひ覚えてください。よく使う単語や言い回しがあれば、予測変換に入力しておけば一瞬で長文を打つことも可能です。
テレワークの導入
テレワークは導入しづらいと言われてきた営業職ですが、ツールをうまく使えば難しくありません。書類作業などはテレワークで稼働しても問題ありませんし、オンライン商談ツールを使えば自宅で商談することもできます。テレワークを導入すれば、通勤に割いていた時間も勤務に充てられるため業務効率を上げられるでしょう。
ただし、顧客情報を自宅で扱うにはセキュリティなどの問題もあるため、情報の取り扱いのルールを定め、組織にしっかり浸透させることが重要です。
アウトソーシングの活用
コアな業務以外は外部にアウトソースすることで、業務全体の効率化を図れます。たとえば人的リソースが足りない、スキル・ノウハウがないことで、自社だけでは解決できない課題もあるはずです。
そのような課題は専門家に委託することで、自社のリソースをコア業務に集中させましょう。
マニュアルを作成する
営業マニュアルを作ることで、業務の引き継ぎや新人教育にかける時間や手間を省けます。また組織の属人化も防げるため、営業組織の底上げにも役立つでしょう。
移動・待ち時間を減らすための改善策
移動や待ち時間を減らすための工夫についてもご紹介します。
移動経路を考慮したリスト作成
移動時間を減らすために、リスト作成の時から意識しましょう。例えばエリアごとのリストを作って、同じ日に集中してアポイントとっていきます。これまで移動時間に1時間見込んでいたのを30分にすることができるなど、より多くの商談を生み出せます。
外出日をまとめる
毎日外出して移動が多いという人は、外出する日と内勤の日をわけましょう。外出する日は商談に集中し、内勤の日に書類や営業資料の作成を集中して行います。１日のうちに何度も頭を切り替える必要がないので、集中して業務にとりかかれます。
待ち時間にできることをやる
タスクを「移動時間・待ち時間でできること」「オフィスでやること」に振り分けることで、移動時間・待ち時間を無駄にせずに済みます。スマホでできることは極力移動時間などに行い、PCなどが必要な仕事をオフィスにいる時に集中させましょう。
コアタイムは営業活動に専念する
問い合わせの返信やメールマガジンの作成といったメール業務は大切ですが、時間もかかります。それをコアタイム中にやってしまうと営業活動が行えないため、コアタイムを避け朝や夕方といった電話が繋がりにくい時間帯に行うといいでしょう。
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まとめ
営業業務の効率化は全ての企業が取りかからなければならない課題と言えます。しかし、長らく同じような営業活動をしてきた企業にとっては、営業フローを改革するのは容易ではありません。外部の営業のプロに頼るなど、効率化を図りましょう。
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